株式会社サヤトレの増田です。
本日は「テレワークのコツ」をテーマにお届けします。
私は、2011年に証券会社を辞めてIT業界で起業しました。
これまで自宅・オフィス・カフェ・仕事用マンション
などなど
色々と働く場所を変えて仕事を継続してきました。
しかしIT業なので結局使うのは、パソコン1台です。
「集中力」「ネット環境」「電源」の3つさえ確保できれば、場所はどこでも働けます。
場所を選ばないメリット活かして、エンジニアや事務スタッフの方とも、対面せずに働いて業務が回る仕組みを2011年から少しずつ作ってきました。
基本の連絡手段は(4448)チャットワークを使っています。
サヤトレエンジニアがいち早くチャットワーク使おうと提案してきました。
私は、使ってみましょう。と即答しましたが内心では「えー。メールでいいじゃん。」
当時の私は、そう思っていました。
その後、チャットワークは、新規上場して使っているユーザーも多くなり今では常識です。
私の会社は、2011年から在宅業務やテレワークを続けているので現在9年目です。
これだけ長くテレワークを続けていますがこれまでに色々と失敗も繰り返し続けてきました。
今までに数名の方々とお別れしています。
直近、数ヶ月でテレワークや在宅業務をスタートして慣れずストレスを抱えている方も多いかもしれません。
本日は、テレワーク9年目の私が自分で掴んだと思っているコツを3つお届けします。
テレワークをしている方や導入している企業のリーダーの方は、テレワークを導入する際の何かしらヒントになれば幸いです。
【テレワークの3つのコツ】
■自己の特徴を公開・説明しておく
■文面の冒頭の最初に内容を書き込み
■タスク管理をひたすら遂行する
【1つ目のコツ】
私がテレワークを上手く機能させるにあたり最も重要だと考えているのが、個人の特徴を参加しているメンバー同士で理解する事です。
出来れば、本人自身が自分の特徴を開示するとチームメンバー内でのコミュニケーションが捗り、効果が高くなります。
特に、良くない点などを公開すると相手への安心感につながる可能性があります。
私の場合ですと次のようなイメージです。
（改めて書くと終わってる・・・）
■チャットの文面が冷たいですが、怒っていません。
一切絵文字なども使わず短文で送ります。
サイコパスと感じると思いますが安心してください。
増田が怒る事や不機嫌になる事は、100％ありません。
どんなミスや失敗をしても怒らない。
人為的なミスも全てシステム（仕組み）が原因と考えます。
ミスの原因を深く追究してきても、それは、今後システム（仕組み）を改善したいだけです。
追い詰めたり、攻める気は、一切ありません。
私が送る文面みると内容が冷たく圧力感じるかもしれませんが、増田は、いつもニッコニコです。
安心してください。
■誤字・脱字・間違い・勘違い・忘れが多いです。
スピード重視で物事を決定して、後から修正を依頼します。
これはプログラムを組むエンジニアにとっては、仕様変更になるので、大迷惑な行為です。
大変申し訳ないと思っています。
複雑なプログラムや事務作業のルールが絡んで複雑です。
私が意味不明な発言や間違いを述べるケースは多いです。
間違いや忘れに気付いたら遠慮なく指摘してください。
だいたい増田が間違えています。
本当にごめんなさい。
■深夜3時にメッセージが来るので通知を切っておいてね。
夜遅くにまで仕事している事があります。
翌朝にメッセージを送ると忘れてしまうので私のメッセージは、その場、その場で送信します。
受け手側は、時間設定で通知をオフにしておいてください。
夜中に起こすと申し訳ないです。
返信は、朝で全く問題ありません。
などなど。
私自身の性格やクセや特徴において出来るだけ悪い点を予めチーム内にお伝えしておく事と良いです。
チャットワークにおいて仕事に関する私の返信は、メチャクチャ早いです。
しかしその反対に返信が遅い人も多くいます。
そのような人は、〇〇な理由で返信が遅くなる事がありますと理由を予め相手側に伝えておくと相手側は、理解してくれる可能性が高いです。
私は、エンジニアや事務スタッフ達の性格や特徴を理解しています。
返信が来なくても確実に文面は、読んでいて内容を吟味して最適解を提案してくれるなど。
人それぞれ特徴があり理解と信頼しています。
恋愛や友人関係などでも相手からの返信が遅かったり色々なタイプの人がいますよね？
テレワークでも、それは、同じです。
チームとして効率的に仕事を遂行する場合、特にリーダーは、自分の特徴を開示しておくと業務がスムーズになる確率がアップします。
【2つ目のコツ】
チャット上の文章は、流れがちです。
何かの意図があって発言する場合には文章の前に【】をつけて相手に送ると伝わる可能性が大きく上がります。
例えば、私がよく使うのは、次のようなイメージです。
【依頼】
【確認】
【質問】
【報告】
【相談】
【情報共有】
【お礼】
などなど
■具体例
【依頼】
〇〇のリスト作成お願いします。
【確認】
〇〇の環境で動作するとエラーになるので確認ください。
【質問】
〇〇の仕様って××であっていますか？
【報告】
〇〇の件、成約しました。
【相談】
〇〇と××どっちがいいと思います？
（こんなイメージです）
このようにチャットで送る際に文章の冒頭に要件を加えると相手に伝わり業務効率が大きくアップします。
長文の中に【依頼】と【質問】が入っていると分からなくなります。
テレワークで自分は、しっかり管理していても相手側がいっぱいいっぱいのケースもあります。
要件を文章の前につける事で相手側を楽にしてあげる事が出来るかもしれません。
チームの人が増えるほどゴチャゴチャになります。
チーム内でルール化するといいかもしれません。
【3つ目のコツ】
最後がタスク管理です。
テレワークを上手く遂行させるには、複雑に絡みあっている業務を一つずつ分解して「タスク」に小分けするとやりやすいです。
チャットワークでは、タスクを依頼して管理する機能があります。
この機能を上手く活用して自分が抱えているタスクを全員が消化するように意識する。
設定するタスクには、期限を定めてそのタスクを消化続けると売上がアップするようにリーダーが管理する。
この流れがとても重要です。
私自身、タスクの消化は、全然出来ていないので課題です。
チームのリーダーがタスクを投げてメンバーは、タスク消化に尽力する。
これは、テレワークを進めて売上を高める大きなポイントになる事でしょう。
コロナウイルスによって今後もテレワークの需要や機会は多くなると思います。
自宅でも仕事が出来る環境を企業が導入するケースは、増える事でしょう。
テレワークをする際のヒントになれば幸いです。
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Source: サヤトレ
